11 mei 2013 - Ducosim Lentebeurs

[meijerc]

Het viel mij op dat er minder retailers waren en die er waren hadden minder mee.
Het was gezellig maar wel echt stil vergeleken met een jaar terug bv.

[Scaramouche]

Even een paar opmerkingen van mijn kant wat betreft de ledenvergadering.
Het mocht statutair geen "Algemene Ledenvergadering" heten, omdat deze op een bepaalde termijn aangekondigd moet worden, samen met agenda's en dat soort dingen. Dat was voor deze vergadering niet doenbaar. Op een "Algemene Ledenvergadering" is het mogelijk een aantal beslissingen te nemen, op de vergadering van gisteren was dat dus niet mogelijk.
De opmerking over het opstappen van het bestuur is misschien een beetje te zwaar aangezet, mede door mijn emotionele betrokkenheid van de discussie. Ik weet niet of deze opmerking door het hele bestuur werd en wordt gedragen. Door de opkomst hoeven jullie daar in ieder geval geen vrees meer voor te hebben.
Wat betreft een verslag. Vandaag schrijf ik een verslag van gisteren, die in de komende Spel! (verschijning over een paar weken) komt.

gr
Maurice

[Piet]

De beurs was dit keer inderdaad zeer rustig. Een slecht gekozen datum was hier ongetwijfeld de oorzaak van. Voor de verschillende winkeliers is het ongetwijfeld een verlieslatende onderneming geweest.

Op de AV van Ducosim, stelde ik vooral vast dat er veel goede wil is, maar dat de mensen in het bestuur waarschijnlijk al te veel werk doen, zodat de tijd ontbreekt om creatief na te denken over de toekomst.
De inhoud zoals ik die geïnterpreteerd heb:
- het bestuur stelt vast dat de beurzen op minder interesse kunnen rekenen. Bovendien lopen de ledenaantallen een klein beetje terug. Deze factoren zorgen ervoor dat Ducosim verlieslatend is. De grote reserves zorgen ervoor dat dit voorlopig geen probleem vormt, maar in de toekomst dient er iets te gebeuren.
- het bestuur ziet het niet haalbaar om nog extra verantwoordelijkheden op te nemen: PR, penningmeester stopt ermee, nieuwe initiatieven opzetten,... Daarom vroegen ze ideeën aan de leden.
- vanuit de leden kwamen een aantal ideeën, waarvan de volgende het meeste voorkwamen:
* zoek niet langer naar vrijwilligers door een mededeling te doen in Spel! Spreek actief mensen aan die een bepaald talent of interesse hebben.
* verdeel grote verantwoordelijkheden in klein, gerichte taken, waarvoor je mensen kan aanspreken (bv. niet één persoon voor PR, maar iemand aanspreken die affiches kan ontwerpen, een andere die de sociale media kan gebruiken, nog iemand die winkeliers kan aanspreken,...)
* verwacht niet dat die medewerkers ook nog in het bestuur stappen.
- uiteindelijk heeft iemand (zijn naam heb ik niet opgevangen) zich opgeworpen als coördinator die actief op zoek gaat naar nieuwe medewerkers. Hij houdt contact met de voorzitter om zijn coördinerend werk toe te lichten. Hij stapt niet in het bestuur.
- dit jaar gaat er geen beurs door in november. Daardoor worden de verliezen van dit jaar gereduceerd.
- een nieuwe offerte van de drukker, maakt het mogelijk om Spel! in kleur uit te geven voor €700 minder. Twee keer winst, dus.

Aanvullen indien onvolledig. Wijzigen indien fout weergegeven.

[meijerc]

Super! Bedankt voor deze toelichting.

[Richard van Vugt]

- een nieuwe offerte van de drukker, maakt het mogelijk om Spel! in kleur uit te geven voor €700 minder. Twee keer winst, dus.

Nog meer winst valt er te halen als het blad stopt, er uitsluitend een nieuwsbrief overblijft en 'Spel!' digitaal wordt; ik geloof dat het blaadje (dat bij mij vrijwel ongelezen binnen een paar minuten bij het oud papier belandt) ongeveer eenderde van de begroting opslokt. 700 Euro is dan wisselgeld.

[Richard van Vugt]

Een andere gedachte: het bestuur heeft besloten de novemberbeurs niet te houden om zo de financiën weer op orde te krijgen.
Nee, zo krijg je er echt mensen bij, door minder aanwezig te zijn, door mensen minder de mogelijkheid te geven hun hobby gezamenlijk te beleven. Zo keer je juist je publiek en de leden de rug toe. Ik denk dat dit de verkeerde beslissing is.

[Scaramouche]

Beste Richard,
Achter het laten vallen van de Novemberbeurs zit geen samenzwering.
Origineel was deze op 16 november gepland. Toen werd bekend dat het Spellenspektakel in het weekend daarvoor gepland was. De Flint had ondertussen alleen nog het weekend van 7 december vrij (geloof ik).
In plaats van een beurs organiseren waar niemand op af komt, en wat nóg verliesgevender is hebben we besloten om deze keer de Novemberbeurs te laten schieten.
In plaats daarvan gaan we liever wat uitgebreider op het Spellenspektakel staan.

Wat betreft Spel! denk ik dat dit de mening van een minderheid is. Op de vergadering gisteren werd dit punt niet naar voren gebracht. Het klopt dat niet iedereen het blad met plezier leest (ik wel trouwens), maar ik beschouw het zeker als één van onze belangrijkste PR-gereedschappen.

gr
Maurice

[Richard van Vugt]

Achter het laten vallen van de Novemberbeurs zit geen samenzwering.
...
In plaats daarvan gaan we liever wat uitgebreider op het Spellenspektakel staan.

Hallo Maurice,
Ik heb nooit geimpliceerd dat er een samenzwering gaande zou zijn; het is niet nodig om de discussie in een dergelijke hoek te trekken. Maar bedankt voor de aanvullende informatie.

Wat zijn de afwegingen om 'uitgebreider' op het Spellenspektakel te gaan staan; ik bedoel: wordt het een grotere (en dus duurdere) stand? Of bedoel je met uitgebreider dat jullie er bepaalde activiteiten ontplooien (kost niks maar helpt voor de bekendheid), die voorheen niet werden gedaan?

[Richard van Vugt]

Het klopt dat niet iedereen het blad met plezier leest (ik wel trouwens), maar ik beschouw het zeker als één van onze belangrijkste PR-gereedschappen.

Naar de effectiviteit ervan zou ik graag eens onderzoek gedaan zien. Ik geloof er namelijk niet in.

[Scaramouche]

Wat zijn de afwegingen om 'uitgebreider' op het Spellenspektakel te gaan staan; ik bedoel: wordt het een grotere (en dus duurdere) stand? Of bedoel je met uitgebreider dat jullie er bepaalde activiteiten ontplooien (kost niks maar helpt voor de bekendheid), die voorheen niet werden gedaan?

Aangezien we een weekend 'vrij' hebben in november kunnen we waarschijnlijk op meer handjes rekenen.
Wat de activiteiten betreft dat staat nog helemaal open, er zijn nog geen uitgebreide besprekingen met de organisatie geweest. Wel zal de NSP dit jaar daar worden uitgereikt, wat onze rol daar in is, is ook nog niet bekend.

Misschien is Spel! niet zo effectief als ik denk. Feit is dat er op een ALV noch in het bestuur er over gesproken is om Spel! alleen digitaal uit te brengen. Daarnaast denk ik dat een groot deel van de schrijvers en redacteuren (waaronder ikzelf) af zullen haken als Spel! een pdf-only uitgave wordt.

[Richard van Vugt]

Misschien is Spel! niet zo effectief als ik denk. Feit is dat er op een ALV noch in het bestuur er over gesproken is om Spel! alleen digitaal uit te brengen. Daarnaast denk ik dat een groot deel van de schrijvers en redacteuren (waaronder ikzelf) af zullen haken als Spel! een pdf-only uitgave wordt.

Ik vul het ontstane gat wel in hoor!

Voordelen digitaal:
• drastische vermindering kosten, zelfs bijna geen enkele
• actualiteit in plaats van achter de feiten aanlopen
• flexibel
• alles in kleur, alles kan, dus geen beperkingen
• eigentijds

Ik begrijp dat er enige bestuurlijke moed voor nodig is om tot een dergelijk besluit te komen, maar sentimentaliteit houdt een vereniging niet overeind. Naar voren kijken, en durven! Ik merk nu vooral een conservatieve houding.

[Scaramouche]

Voordelen digitaal:
• drastische vermindering kosten, zelfs bijna geen enkele
• actualiteit in plaats van achter de feiten aanlopen
• flexibel
• alles in kleur, alles kan, dus geen beperkingen
• eigentijds

Argumenten tegen deze "voordelen"
- Als we de kosten zó drastisch verlagen, zullen we ook de contributie moeten verlagen, anders kun je het niet verkopen. Uiteindelijk zal het financiële voordeel minder zijn dan je denkt.
- Spel! is niet actueel, klopt. Daarom schrijven we ook veel artikelen die niet actueel hoeven te zijn, zoals interviews met auteurs, achtergrondverhalen. Die zijn 5 jaar na verschijnen nog steeds interessant.
- Bedoel je dat de verschijning flexibel is? Of iets anders? Zo ja, dat vind ik geen voordeel. We hebben nu een strak schema, zodat je een jaar van te voren weet wanneer de Spel! gaat verschijnen, vind ik veel meer een voordeel dan dat je niet precies weet wanneer iets verschijnt.
- Spel! wordt binnenkort 100% kleur, dus dat is geen argument.
- Eigentijds. Wat is er eigentijds aan een pdf-uitgave? Eigentijds is een tablet-app waar in Spel! verschijnt. Dat gaat niet gebeuren vanwege kosten en ontbreken van een programmeur.
Daarnaast vind ik eigentijds geen voordeel, niet alles wat eigentijds is, is beter.

Ik begrijp dat er enige bestuurlijke moed voor nodig is om tot een dergelijk besluit te komen, maar sentimentaliteit houdt een vereniging niet overeind. Naar voren kijken, en durven! Ik merk nu vooral een conservatieve houding.

Dit heeft niets met moed of conservatisme te maken. Als het merendeel aan reacties uit de leden zijn dat mensen het blad fijn vinden om te lezen en te bewaren, en er geen noodzaak is om iets anders te doen zie ik niet waarom we een groot risico zouden lopen. Stel ik heb bestuurlijke moed en besluit om Spel! te digitaliseren en de helft van onze leden lopen weg. Is dat dan bestuurlijke moed of bestuurlijke hoogmoed?
Ik vind juist dat Spel! een fysiek tijdschrift is iets onderscheidend ten opzichte van alle spellen-websites en fora.

gr
Maurice

[Erwin]

Kan iemand hier verslag van doen? Ik kon helaas niet, maar ben wel betrokken in het reilen en zeilen van de vereniging. Wat voor punten werden er aangedragen, wat waren de suggesties, wat voor conclusies werden er getrokken? Gaat het met de kaasschaaf, of worden er echte knopen doorgehakt? Wat is het beleid; hoe wordt over de uitgaven gedacht? Dat er meer inkomsten moeten komen, is duidelijk. Maar ook een pr-man kan alleen maar met voorstellen komen die pas op termijn zijn beslag zullen gaan krijgen. Ik denk eerder dat er alleereerst naar de uitgaven zal moeten worden gekeken.

Tussen de brainstormende bedrijven door werd gisteren ook duidelijk dat er meer dan genoeg in de reservekas zit om de stap naar een sluitende begroting zonder grote haast te moeten zetten. Er is geen acute geldnood, maar wel terechte zorg over een structureel tekort. Dit moet je aanpakken met aandacht voor opbrengsten en kosten. Een positieve ontwikkeling op financieel gebied is een aangekondigde kostendaling van - ik hoop dat ik het goed heb verstaan - 700 euro voor Spel.

Dit betekende in de ogen van sommige deelnemers dat het bestuur, in samenspraak met de leden, allereerst aan de gang moet met de visie en missie. Wat/wie is Ducosim, waarvoor is Ducosim op aarde, waar wil Ducosim naartoe en hoe ziet de route eruit? Er ligt blijkbaar een visiestuk van een jaar of vier geleden in de la. Stof dat ding af, maak ‘m actueel en smart, maak keuzes en kom in beweging.

Beperk je daarbij niet tot het zoeken van bestuursleden via passieve oproepen op papier (dat levert anno 2013 geen nieuw bloed op), maar ga actief in gesprek met mensen. Bouw daarbij aan een netwerkorganisatie van betrokken vrijwilligers, die een waardevolle bijdrage kunnen leveren zonder per se in het bestuur te moeten stappen. Via zo’n netwerk kun je genoeg mensen mobiliseren om in beweging te komen en belangrijke dingen te doen. Deze notie landde goed bij aanwezige leden en resulteerde in tal van aanmeldingen om een handje te helpen. Een van de leden bood aan om een coördinerende rol te vervullen, waarbij de voorzitter de linking pin met het bestuur wordt.

Een urgent probleem is het gemis van een penningmeester. Deze bestuursfunctie moet ingevuld worden. Men overweegt het inhuren van een administratiebureau. Dit gaat een slordige 3.000 euro kosten (zeg maar 4 euro per lid). Deze maatregel lost overigens alleen het boekhoudprobleem op (waarvan ik me afvraag hoeveel tijd zoiets moet kosten, kan bij een organisatie van deze omvang nooit veel zijn). Er moet vervolgens nog steeds een formele penningmeester in het bestuur zitten en de kasfunctie op de beurzen moet ook worden ingevuld. Een van de oplossingsgerichte leden deed de suggestie om de functie te splitsen: zoek intern een penningmeester en intern een boekhouder.

Er was verder zorg over het teruglopende bezoekersaantal van de beurs. Daarbij is onder meer gesproken over de noodzaak om via de Amersfoortse bevriende winkels publiciteit voor de beurzen te verzorgen. De plaatselijke Spellenwinckel heeft in deze zaal twee keer een spellenbeurs gehouden, waar uiteindelijk 800 bezoekers op afkwamen. Daartussen zaten nauwelijks Ducosimgangers. Dat was weliswaar met gratis entree, maar het zegt iets over het potentieel in de regio. Deze Spellenwinckel heeft verder een groot netwerk aan relaties in de onderwijswereld, waarvoor hij spellenworkshops en dergelijke organiseert. Al met al een droomkanaal voor PR over een Amersfoortse spellenbeurs. Is tot op heden niks mee gedaan, gaat hopelijk snel veranderen.

Sommige verbaal actieve bestuursleden pikten deze suggesties niet enthousiast op. Ik kreeg de stellige indruk dat de gesuggereerde bestuurlijke verantwoordelijkheid voor visie, missie en koers en het netwerken door hen werd beschouwd als een ongewenste toevloed van nieuwe taken. De verbale en non verbale reacties van de beursorganisator en zijn buurman leken soms zeer negatief. Dat was wellicht de spanning van een groepsbijeenkomst, maar het kwam niet goed over.

Voorzitter Maurice zat er goed in, al leek ook hij – terecht – bezorgd over de werklast van een onderbezet bestuur. Dit is uiteraard een valide zorgpunt, maar volgens mij ook al meer dan tien jaar een oorzaak van veel problemen. Een bestuur dat niet van de visie en de missie is en niet in staat is om in direct contact mensen te mobiliseren en enthousiasmeren, kan een wezenlijk deel van zijn bestuurstaak niet uitvoeren. Natuurlijk ligt het genuanceerder dan ik in deze paar zinnen schets, maar ik zie hier toch echt een belangrijke hobbel. Tegelijkertijd geeft de open houding van Maurice me wel weer wat vertrouwen voor de toekomst.

Dit zijn een paar punten die ik belangrijk vond. Ik hoop dat dit een nuttig bouwsteentje voor jouw beeldvorming is.

[Richard van Vugt]

Dit zijn een paar punten die ik belangrijk vond. Ik hoop dat dit een nuttig bouwsteentje voor jouw beeldvorming is.

Dank je wel, Erwin! Erg nuttig en informatief!

[Dagmar]

Kennen jullie dit filmpje? Ik denk dat er een kern van waarheid in zit.

http://m.youtube.com/#/watch?v=Umomu_aD ... momu_aDQ4w