Zomerspel zit erop.
Eerst en vooral willen we graag alle bezoekers en vrijwilligers bedanken. Zonder jullie zou er geen Zomerspel zijn.
Zoals elk jaar duiken er verslagjes op en geven mensen feedback over Zomerspel. Als organisatie nemen we dit zeker mee en wordt dit besproken tijdens onze evaluatievergadering.
In het algemeen zijn de reacties positief, iets waar we natuurlijk fier op zijn. Natuurlijk krijgen we ook opmerkingen en bekijken we hoe we daar rekening kunnen mee houden.
Ik wil hierbij even ingaan op opmerkingen die we al gehoord of gelezen hebben. Jullie krijgen hierdoor ook wat inzicht in onze werking.
De zaal:
De gemeentehallen hebben hun voor- en nadeel. Het is een lege fabriekshal.
Dat betekent dat het niet gezellig is, temperatuurgevoelig is, alles moet besteld worden, er mag niks aan de muren hangen, .. We zijn ons hiervan zeer goed bewust;
Het voordeel is dat we vertrekken van een carte blanche, de huurprijs voordelig is, er een parking is (al mag die wat groter zijn) en goede bereikbaarheid met de wagen en deels met de bus.
We hebben al andere locaties onderzocht maar er zijn steeds zaken die naar boven komen: te duur, geen parking, slecht bereikbaar, weinig aanpassingen mogelijk, … Maar suggesties zijn altijd welkom.
De indeling van de zaal:
Dit jaar kozen we ervoor om de zaal anders in te delen. We gingen uit van een middenplein van waaruit je alles kon bereiken. Het idee was om de meeple daar te zetten maar hij blokkeerde te veel het zicht op uitgevers waardoor hij terecht kwam voor de winkel en 2de hands. De andere indeling kwam er ook omdat we alle uitgevers zoveel mogelijk in het zicht willen plaatsen.
Dit jaar was er geen kinderhoek. We kozen voor een kleinere Habba hoek. Het is namelijk niet altijd evident om vrijwilligers hiervoor te vinden en het neemt ruimte in van wat we eigenlijk zijn: een spellenfestival. Het gaf ons ook de ruimte om bijvoorbeeld een escaperoom te plaatsen.
Er was bijvoorbeeld ook geen springkasteel omdat we tegenwoordig verplicht zijn om constant een vrijwilliger hierbij aanwezig te hebben. We kiezen er dan voor om dat niet doen.
Elke jaar is er ook een digitaal plan dat je kan raadplegen. De QR vind je op de banner aan de ingang.
De aankleding:
Zomerspel staat bekend om zijn aankleding. We onderscheiden ons deels daardoor van onze “collega’s”. Zoals Dieter al aangaf wordt dit getrokken door één vrijwilliger die daarbij steun krijgt op bouwdagen. Dit weegt en we hebben er dit jaar bewust voor gekozen om de druk van de ketel te halen. Het vooraf bedenken, ontwerpen en opbouwen van de decoratie kost veel tijd voor Zomerspel.
Zomerspel bestaat uit een 15-tal kernvrijwilligers die elk een deel voor hun rekening nemen. Iedereen heeft daarin de keuze wat hij of zij opneemt op basis van zijn voorkeur, ervaring of specialiteit. Het is de bedoeling dat het leuk blijft en dat het geen werk wordt.
Dit jaar hebben we meer energie gestoken in bvb banners omdat deze gerecupereerd kunnen worden en weinig plaats innemen. Daarnaast hebben we de grote meeple ontwikkeld en aangeschaft. De werklast is hierdoor dit jaar wel verschoven. Waarvoor onze dank.
Naar de komende jaren zullen we bekijken hoe we hiermee verder gaan. Ook binnen Zomerspel zijn er medewerkers die dit belangrijker vinden dan andere.
De warmte:
Zomerspel kent meestal hitte of regen. Airco hebben we helaas niet maar dat weten de bezoekers ondertussen wel. Ijsjes daarentegen wel, die doen het dan ook goed. Verwarming hebben we ook maar dat kan enkel als alle deuren dicht zijn.
De poort kunnen we sluiten maar dan moeten we ook de baklocatie verzetten (en de hele bar herorganiseren) want ons parkeerplaatsen kost. Elke keuze die we maken heeft voor- en nadelen. Maar we nemen het zeker mee.
De prijzen:
Zomerspel kiest er bewust voor om lage prijzen te hanteren. We willen mensen de kans geven om langs te komen. Als gezin van 5 betaal je 12€ inkom. Ik ken geen collega festivals waar dat mogelijk is.
We zijn een festival met een sociaal doel. Het staat ook in onze statuten van de vzw. Behalve lage inkomprijzen kiezen we elk jaar een goed doel dat we ondersteunen. De opbrengst van onze tombola gaat daar naartoe. Als die niet goed opbrengt past de vzw het verschil bij.
Ook onze food en drinks zijn zeer schappelijk. We proberen ook verschillende zaken aan te bieden zodat je ook daar naar je budget kan kijken. We bekeken al meerdere keren foodtrucks maar dat wordt je als organisatie niet blij van. Het kost je veel geld, je houdt er weinig aan over en het is duur voor de bezoekers.
Op Spellenfest en Brussels game festival werd gewerkt met foodtrucks. Als bezoeker krijg je bij ons het dubbele aan eten voor dezelfde prijs. En ja, we zijn er ons van bewust dat het eten bij de foodtruck waarschijnlijk beter is maar voor die prijs mag dat wel. Maar als je nog honger hebt, is het toch niet helemaal geslaagd. Dan doen we het liever zelf.
De 2de hands:
Elke organisatie die dit doet kampt met dezelfde problemen. De toevloed verwerken. Dit gebeurt meerdere keren.
De lijsten die mensen doorsturen verwerken: We kregen meer dan 1200 spellen binnen. Die worden digitaal verwerkt zodat we labels kunnen voorzien.
De spellen die mensen binnenbrengen verwerken: We vragen mensen om zelf onze labels aan te brengen zodat we de spellen sneller in de rekken kunnen zetten. Als veel mensen op hetzelfde moment langskomen moet je nu eenmaal wachten.
De spellen opstellen. We rangschikken op prijs waardoor je makkelijk zaken kan vinden. Zo vind je bij het ophalen ook gemakkelijk je eigen spel terug.
De kopers binnenlaten en zorgen dat alles veilig blijft: Dit is meestal het punt van kritiek maar we kiezen voor veiligheid: van de bezoeker, van het spel en de verkoper. Ik heb beurzen gezien waar mensen als sardienen bij elkaar stonden tussen hekkens. Als daar iets misgaat … We kunnen ook zeggen dat het aantal diefstallen bij ons zeer beperkt is. Het nadeel is inderdaad first come, first serve. Maar met meer dan 1200 spellen viel dat wel goed mee, het aantal monopoly’s en clueodo’s kon ik op 1 hand tellen.
De onverkochte spellen terug laten ophalen. Ons systeem werkt eigenlijk best goed. Mensen halen zelf hun niet verkochte spellen uit de rekken. We checken of die van hen zij op basis van het label. Aan de kassa verschijnen de verkochte spellen en die worden uitbetaald. Het stropt natuurlijk op als gezinnen meerdere lijsten hebben of als iemand een spel niet gevonden heeft; Dan kan het systeem niet verder en moet dat eerst gevonden worden.
Het maakt niet veel uit waar je naartoe gaat maar wachten maakt deel uit van een 2de hands. Verwerken vraagt tijd ongeacht hoe je het aanpakt. Alternatieven zijn altijd welkom.
Spelaanbod:
Zomerspel probeert om mee te gaan met trends of zaken aan bod te laten komen die je moeilijk ergens anders kan vinden: Dit jaar experimenteerden we met solo/duo zone, een kleine cthulhu experience, Blood on the clocktower voor grote groepen en hadden we een escape room. Je mag niet vergeten dat die al snel 25€ kost als je die extern gaat doen.
Voor de het overige zijn we aangewezen op het spelaanbod van de uitgevers. In het verleden compenseerden we dat met een uitgebreide bibliotheek. Dit jaar was er een beperkter aanbod en klassiekers van de laatste 10 edities.
Zomerspel is dus constant in beweging en leert elk jaar uit de vorige edities.
Hopelijk zien we jullie volgend jaar op 17 en 18 mei.
Heb je interesse om deel uit te maken van Zomerspel? Laat dan zeker iets weten.
Je kan helpen op Zomerspel zelf of ook meewerken aan de voorbereiding ervan.
P.S Het is mogelijk dat er schrijffouten staan in deze reactie. Mijn excuses daarvoor.